Em tempos que a economia caminha bem, controle e eficiência não são muito lembrados. Porém, quando os momentos de crise e recessão começam a ser percebidos, o controle de sistemas financeiros passa a ter destaque dentro das empresas. É tempo de fechar torneiras e consertar vazamentos. 

Para que um processo de controle financeiro seja considerado eficiente, ele não pode apontar problemas de forma pontual. É importante que as fragilidades em processos, armadilhas de produtividade e falhas de comunicação sejam abordados de maneira sistêmica, indicando exatamente o que coloca em risco a rentabilidade do negócio. Os principais drenos de rentabilidade, muitas vezes, não estão na entrega do serviço em si, mas na forma como a empresa integra suas operações internas. Isso traz implicações tanto à escolha das ferramentas quanto à educação do time. 

Em empresas prestadoras de serviços profissionais, por exemplo consultorias e empresas de TI, esta necessidade de disciplina do time e abrangência dos controles é especialmente necessária. Os gestores devem gerenciar todo o ciclo de demanda e entrega de forma integrada, englobando todas as operações, com atenção especial às passagens de bastão entre as áreas de entrega e as áreas de apoio – finanças, recursos humanos, etc. 

"Os principais drenos de rentabilidade, muitas vezes, não estão na entrega do serviço em si, mas na forma como a empresa integra suas operações internas. Isso traz implicações tanto à escolha das ferramentas quanto à educação do time"

Há um aspecto que é fundamentalmente nocivo à rentabilidade: deficiências na gestão da demanda. Em momentos de recessão, empresas lidam com variações de demanda mais abruptas e empresas de serviços, nas quais o principal insumo é o capital humano, há um custo de ociosidade que afeta diretamente as margens de preço. O controle apurado de toda a mão-de-obra é fundamental, pois a folha de pagamento é um custo fixo, por isso, manter os colaboradores ativos com tarefas que tragam rentabilidade para a empresa é importante. 

Outro ponto crítico é a comunicação entre os times. Dentro do processo de entrega de um projeto, há diversos profissionais envolvidos, entre gerente de projetos, líderes de equipe, gerente financeiro, área de compras e este volume pode fazer com que falhas de comunicação aconteçam de forma corrente. 

Por exigirem o envolvimento de muitas pessoas, os projetos grandes apresentam falhas de comunicação constantemente, fazendo com que as trocas aconteçam de forma equivocada. O resultado não pode ser outro além de falhas de faturamento e perda de rentabilidade. 

À medida que a operação da empresa cresce em complexidade, com muitas equipes trabalhando dispersas geograficamente, torna-se mais difícil lidar com o gerenciamento da demanda e assegurar a efetividade das comunicações. 

Para fácil compreensão: em uma empresa com até 10 pessoas envolvidas na entrega de projetos, é possível um acompanhamento mais assertivo, mas com uma equipe maior, investir em sistemas integrados e buscar o apoio de consultoria para melhoria de processos é uma decisão conveniente, e até mesmo uma questão de sobrevivência. 

Concluindo, a concorrência fica mais acirrada a cada dia que passa, ainda mais para empresas prestadoras de serviço, então o que as diferencia, na maior parte dos casos, é o preço. Porém, para ter um bom preço, é indiscutível que os processos precisam estar bem estruturados. Para isso, é necessário dispor de ferramentas e know-how adequados ao desafio. Durante a crise, apostar em aumento de controles e eficiência é o caminho mais seguro para sair do outro lado, fazendo com que a empresa consiga oferecer a um bom custo x benefício aos seus clientes.

Michael Cardoso - Cofundador, sócio e atual diretor de operações da JExperts